KEPROTOKOLAN

P D Keprotokolan & Tata Cara P A – Presentation Transcript
PENGETAHUAN DASAR KEPROTOKOLAN DAN TATA CARA PENYUSUNAN ACARA
PROTOKOL Definisi menurut Encyclopedia Britanica ialah: “ tata cara / tata krama dalam hubungan antar negara dengan memperhatikan pangkat – kedududkan – titel yang resmi”. Definisi lain:“kumpulan peraturan dalam upacara yang dituruti dalam semua pergaulan internasional oleh (kapala negara, kepala pemerintahan, para menteri, dan diplomat) baik secara tertulis maupun tidak tertulis.
PROTOKOL Menurut UU No. 8/87 adalah serangkaian aturan dalam kenegaraan atau acara resmi yangmeliputi aturan mengenai: – tata tempat – tata upacara – tata penghormatan kepasa seseorang sesuai dengan jabatan atau kedudukannya dalam negara, pemerintahan atau masyarakat.
DALAM PRAKTEK SEHARI-HARI Protokol adalah petugas yang mengatur pelaksanaan jalannya upacara Protokoler adalah serangkaian aturan yang telah ditetapkan oleh protokol menurut aturan yang baku atau kelaziman.
KEPROTOKOLAN MELIPUTI 3 HAL:
Tata cara sebagaimana yang terdapat dalam upacara resmi kenegaraan, penandatanganan perjanjian, dan konferensi internasional. (Tata Upacara)
Tata krama dalam menempatkan, menyebut, memperlakukan seseorang sesuai dengan kedudukannya. (Tata Kehormatan)
Mengatur pengaturan tempat duduk dan urutan dalam upacata kenegaraan dalam jamuan makan dan lain-lain. (Tata Tempat)
RUANG LINGKUP PROTOKOL 1. Penerimaan Tamu 2. Kunjungan Tamu 3. Perjalanan ke daerah / luarnegeri 4. Pengaturan Rapat / Sidang 5. Penyelenggaraan Resepsi / Sidang 6. Penyelenggaraan Upacara 7. Pernyataan Selamat (congratulation) atau bela sungkawa (condolence)
HUBUNGAN PA/MC DENGAN PROTOKOL
PERBEDAAN PROTOKOL DAN PA/MC
Tugas Protokol adalah mengatur acara.
Tanggung jawab Protokol membawahi:
- PA/MC
- Dokumentasi
- Konsumsi
- Upacara
- Penerimaan tamu
- Hiburan
- Perlengkapan
- Dekorasi
- Keamanan, dll
Tugas PA/MC adalah membawakan acara.
TUGAS UMUM PROTOKOL MELIPUTI 5 BIDANG 1. TATA RUANG 2. TATA TEMPAT 3. TATA UPACARA 4. TATA BUSANA 5. TATA WARKAT
TATA RUANG
Pengaturan ruangan (classroom, teater, conference, dsb).
Lambang negara, bendera, gambar Presiden dan Wakil Presiden.
Meja, kursi, dan podium.
Tata cahaya.
Tata suara.
Dekorasi.
Perlengkapan upacara (sirine, gong, prasasti, dll).
TATA TEMPAT
Adalah norma yang berlaku dalamhal tata tempat duduk para pejabat yang didasarkan atas kedudukannya dalam ketatanegaraan, kedudukan administratif / struktural dan kedudukan sosialnya.
Tata tempat duduk.
Tata urutan memasuki kendaraan.
Tata urutankedatangan dan kepergian / pulang.
TATA UPACARA
Adalah tata urutan kegiatan, yaitu bagaiamana acara harus dilaksanakan sesuai jenis aktivitasnya. Yang perlu diperhatikan adalah:
jenis kegiatan
bahasa pengantar
materi aktivitas
menyusun acara dengan urutan yang benar
menyiapkan personil yang terlibat dalam suatu acara
menetapkan urutan dan menghubungi yang akan memberikan sanbutan sesuai jenjang jabatannya, pejabat tertinggi memberikan sambutan terakhir.
TATA BUSANA Menetapkan pakaian yang harus dikenakan pada suatu kegiatan protokoler baik oleh para pejabat / undangan maupun petugas pelaksana kegiatan.
TATA WARKAT Penataan administrasi surat menyurat dan undangan yang berkaitan langsung dengan acara yang dilaksanakan.
CARA MENGATUR / MENETAPKAN TEMPAT DUDUK TAMU / PEJABAT VIP 1. Menetapkan jumlah tamu / pejabat VIP 2. Menentukan ranking tamu / VIP dari yg tertinggi sampai terendah dan memberi nomor urut (1,2,3, dst) 3. Menetapkan tempat duduk sesuai rumus / atauran yang berlaku yaitu orang paling utama mempunyai urutan / nomor pertama, dst.
TATA URUTAN MEMASUKIKENDARAAN A. Pesawat Udara: seorang yg paling utama masuk pesawat paling akhir. Saat turun mendahului / turun pertama. B. Kapal Laut: orang paling utama naik dulu, saat turun paling dahulu pula. C. Kereta Api/Mobil: orang paling utama baik saat naik ataupun saatturun mendahului / terlebih dulu. D. Orang yang utama duduk di tempat sebelah kanan, sedangkan berikutnya di sebelah kirinya.
TATA URUTANKEDATANGAN DANKEPERGIAN / PULANG Pedoman umum yg berlaku dan perlu diingat adalah: dalam peristiwa resmi, orang yang paling utama beserta rombongan selalu d atang paling akhir, dan apabila akan meinggalkan ruangan paling dahulu. Oleh karena itu perlu disediakan ruang transit atau ruang tunggu sebelum acara siap dimulai.
TATA URUTAN MEMBERIKAN SAMBUTAN Urutan dalam memberikan sambutan dalam acara resmi adalah dimulai dari yang terendah tingkat kedudukan / jabatannya dan yang terakhir yang tertinggi / paling utama.
JAJAR KEHORMATAN 1. Orang yg paling dihormati harus datang dr arah sebelah kanan dr pejabat yg menyambut. 2. Apabila orang yg paling dihormati adalah yg menyambut tamu, maka tamu akan datang dr sebelah kiri. 3. Tata urutan dlm jajar kehormatan untuk penerimaan yaitu orang yang paling utama adalah yg menjabat tangan / menyambut pertama kali dan seterusnya sesuai dgn urutannya. 4. Tata urutan dlm jajar kehormatan untuk pelepasan yaitu orang yg paling utama adalah yg menjabat tangan / melepas paling akhir.
LAMBANG-LAMBANG KEHORMATAN NEGARA 1. BENDERA MERAH PUTIH (PP. No. 40. Tahun 1958). 2. GAMBAR BURUNG GARUDA (PP. No. 66 Tahun 1951). 3. LAGU INDONESIA RAYA (PP. No. 44 Tahun 1958).
BENDERA MERAH PUTIH
Ukuran panjang dibanding lebar = 3:2 (30:20, 80:60, dst)
Tinggi tiang= 5,5 panjang bendera
Tinggi maksimum= 17 meter
Waktu pemasangan sejak matahari terbit sampai dengan matahari terbenam (pukul 06.00 – 18.00 WIB)
GAMBAR BURUNG GARUDA
Dipasang di gedung pemerintah.
Untuk keperluan pembuatan paspor, lembaran negara, stempel presiden dan wakilpresiden, menteri, ketua DPR, lembaga tinggi negara, kepala daerah, notaris, dll.
Mata uang.
Meterai.
Ijazah.
Lencana delegasi negara.
Barang-barang milik negara; Dll.
LAGU INDONESIA RAYA Diperdengarkan atau dinyanyikan untuk:
Menghormati kepala negara dan wakil kepala negara.
Mengiringi pengibaran Bendera Merah Putih dan pada saat upacara.
Untuk menghormati tamu kepala negara asing.
Sebagai pernyataan perasaan nasional.
Dalam rangkaian pendidikan dan pengajaran.
ETIKET Adalah peraturan pergaulan antara seseorang dengan yang lain dalam masyarakat. Dalam bahasa sehari-hari secara sederhana etiket diartikan sebagai ‘budi bahasa’ atau ’tata cara / tata krama’
BEDA ANTARA PROTOKOL DAN ETIKET
Protokoler digunakan antar negara dan kalangan resmi.
Etiket digunakan di dalam masyarakat itu sendiri, yang mengatur hubungan antara sesama anggotanya.
PERSAMAAN PROTOKOL DAN ETIKET
Untuk menghormati sesamanya.
Untuk menempatkan seseorang sesuai dengan pangkat dan kedudukannya.
Untuk lancarnya hubungan sosial.
Kudua-duanya membawa sangsi:
Protokoler: mengurangi kewibawaan dan kepercayaan
Etiket: sangsi sosial
HUBUNGAN MC/PA DENGAN BAGIAN LAIN
Upacara/ Acara (kenegaraan, resmi, tidak resmi, semi resmi)
Undangan (siapa yang hadir)
Tempat Upacara (di dalam, di luar ruangan)
Perlengkapan (peralatan yang digunakan:gong, mimbar, dll)
Konsumsi (makanan yang disediakan, tempat dan waktu penyajiannya)
MACAM-MACAM ACARA
1. ACARA RESMI/KEDINASAN
Hari Nasional
Pelantikan pejabat, pengurus organisasi
Serah Terima Jabatan, gedung, dsb
Pembukaan /penutupan raker, rapim, dll
HUT Organisasi, Dies Natalis, dsb
2. ACARA KEAGAMAAN
3. ACARA KELUARGA , perkawinan, khitanan, syukuran, dsb
4. ACARA HIBURAN , Seni Tari, Drama, Pentas Musik, dsb
PEMBAGIAN LAIN ACARA FORMAL – Acara kenegaraan – Koferensi nasional/internasional – Rapat Umum Pemegang Saham – Presentasi bisnis atau presentasi ilmiah – Simposium atau seminar ilmiah – Upacara pengantin dengan urutan yang baku ACARA SEMI FORMAL – Pertunangan – Sosial gathering (Dharma Wanita, Rotary Club, dll) – Business Dinner ACARA INFORMAL – Pesta Ulang Tahun – Cocktail party, Music Show, Garden Party, dll
Contoh acara: UPACARA PELANTIKAN
Pembukaan.
Laporan Panitia Penyelenggara (bila ada).
Pembacaan Surat Keputusan.
Pelantikan.
Penandatanganan Berita Acara Serah Terima
Penyerahan memori.
Penyerahan Piagam Penghargaan (bila ada).
Sambutan.
Pembacaan Doa.
Penutup (upacara resmi selesai).
Ramah Tamah.
Contoh acara: UPACARA PERINGATAN HARI NASIONAL DI LAPANGAN
Inspektur Upacara tiba di lapangan upacara.
Penghormatan pasukan.
Laporan Komandan Upacara.
Pemeriksaan barisan peserta upacara (bila ada).
Pengibaran Bendera Merah Putih diiringi Lagu Indonesia Raya.
Mengheningkan Cipta.
Pembacaan Teks Proklamasi (untuk peringatan Proklamasi).
Pembacaan Teks Pancasila.
Pembacaan Teks UUD 1945.
Myanyian lagu-lagu Maes Perjuangan.
Sambutan Inspektur Upacara.
Pembacaan Doa.
Myanyian Lagu Syukur (bila ada).
Laporan Komandan Upacara.
Penghormatan pasukan.
Inspektur Upacara meninggalkan Lapangan Upacara.
Upacara selesai.
Barisan dibubarkan.
Contoh acara: UPACARA PERINGATAN HARI NASIONAL DI RUANGAN
Pembukaan.
Menyanyikan Lagu Indonesia Raya.
Mengheningkan Cipta.
Pembacaan Teks Proklamasi (untuk peringatan Proklamasi).
Pembacaan Teks Pancasila.
Pembacaan Teks UUD 1945.
Sambutan-sambutan.
Pembacaan Doa.
Hiburan/tamah tamah.
Penutup.
Contoh acara: UPACARA PEMBUKAAM KONGGRES
Pembukaan.
Laporan Panitia Penyelenggara.
Sambutan-sambutan.
Pidato pembukaan resmi konggres dengan ditandai . . . .
Ramah – tamah.
Penutup.
Contoh acara: UPACARA PERESMIAN PROYEK BENDUNGAN
Pembukaan.
Laporan Pemimpin Proyek.
Sambutan Gubernur.
Sambutan Menteri PU.
Amanat Presiden RI.
Peresmian Penggunaan wasuk oleh Bapak Presiden dengan pembukaan selubung / pemukulan gong.
Penandatanganan naskah serah terima pemanfaatan bendungan dari Menteri PU kepada Gubernur.
Penyerahan aneka bibit oleh Prsiden.
Ramah Tamah.
Peninjauan Bendungan.
Penutup.
Contoh acara: PAMIT KENAL PEJABAT
Pembukaan.
Prakata dari Ketua Panitia.
Sambutan-sambutan.
- Kata Pamit dari pejabat lama
- Kata kenal dari pejabat baru
Penyampaian kenang-kenangan kepada pejabat yang lama dari pejabat yang baru atas nama seluruh anggota.
Ramah Tamah / Hiburan.
Penutup.
ACARA HIBURAN
Di sini PA/MC tidak terikat dengan susunan acara yang formal sifatnya. Sususnan acara tersusun dengan pertimbangan-pertimbangan yang disesuaikan dengan situasi kondisi dan topik
yang akan dibawakan.
Namum dituntut adanya inisiatif dan kreatifitas PA/MCuntuk mengembangkan acara yang akan disampaikan sehingga terjalin suasana yang akrab dengan hadirin, gembira, meriah, dan berjalan lancar serta mengesankan tetapi terarah.
Selamat bekerja dan berprestasi

6 responses to “KEPROTOKOLAN

  1. keren mas [penjelasanannya

  2. thank’s for help !
    meskipun belum lengkap.. :( hehee

  3. Terima kasih atas penjelasannya.

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s