MANAJEMEN KEARSIPAN

MANAJEMEN KEARSIPAN

1. PENGERTIAN DAN PERANAN KEARSIPAN
1.1. Pengertian kearsipan
Oleh karena yang menjadi pokok pembahasan dalam buku ini adalah Tata Kearsipan,
maka terlebih dahulu akan diberikan penjelasan tentang pengertian arsip.
Arsip (record) yang dalam istilah bahasa Indonesia ada yang menyebutkan sebagai
“warkat”, pada pokoknya dapat diberikan pengertian sebagai : setiap catatan tertulis baik
dalam bentuk gambar ataupun bagan yang memuat keterangan-keterangan mengenai sesuatu
subyek (pokok persoalan) ataupun peristiwa yang dibuat orang untuk membantu daya ingatan
orang (itu) pula”.
Atas dasar pengertian diatas, maka yang termasuk dalam pengertian arsip itu misalnya
: surat-surat, kwitansi, faktur, pembukuan, daftar gaji, daftar harga, kartu penduduk, bagan
organisasi, foto-foto dan lain sebaginya.
Berdasarkan Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-Ketentuan
Pokok Kearsipan, pasal 1 ayat a dan ayat b, menetapkan bahwa yang dimaksud dengan arsip
adalah :
a. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga-Lembaga Negara dan Badan-
Badan Pemerintahan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun
berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan.
b. Naskah-naskah yng dibuat dan diterima oleh Badan-Badan Swasta dan atau
perorangan, dalam bentuk corak apa pun, baik dalam keadaan tunggal maupun
berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.
Selain dari pengertian di atas, arsip dapat diartikan pula sebagai suatu badan (agency)
yang melakukan segala kegiatan pencatatan penanganan, penyimpanan dan pemeliharaan
surat-surat/warkat-warkat yang mempunyai arti penting baik ke dalam maupun ke luar; baik
yang menyangkut soal-soal pemerintahan maupun non-pemerintahan, dengan menerapkan
kebijaksanaan dan sistem tertentu yang dapat dipertanggungjawabkan.
1.2. Peranan kearsipan
Kearsipan mempunyai peranan sebagai “pusat ingatan”, sebagai “sumber informasi”
dan “sebagai alat pengawasan” yang sangat diperlukan dalam setiap organisasi dalam rangka
kegiatan “perencanaan”. “penganalisaan”. “pengembangan, perumusan kebijaksanaan,
pengambilan keputusan, pembuatan laporan, pertanggungjawaban, penilaian dan
pengendalian setepat-tepatnya.
Arsip mempunyai peranan penting dalam proses penyajian informasi bagi pimpinan
untuk membuat keputusan dan merumuskan kebijakan,oleh sebab itu untuk dapat menyajikan
informasi yang lengkap, cepat dan benar haruslah ada sistem dan prosedur kerja yang baik di
bidang kearsipan.
Pada pasal 3 Undang-Undang No. 7 Tahun 1971, antara lain dirumuskan bahwa
“tujuan” kearsipan adalah untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional
tentang perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk
menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan pemeritahan.
Dari pengertian tersebut tampak bahwa arti pentingnya kearsipan ternyata
mempunyai jangkauan yang amat luas, yaitu baik sebagai alat untuk membantu daya ingatan
manusia, maupun dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan dan pelaksanaan
kehidupan kebangsaan.
Selain itu kearsipan juga merupakan salah satu bahan untuk penelitian ilmiah.
2. BEBERAPA ISTILAH DI DALAM KEARSIPAN
2.1. Arsip dinamis
Arsip dinamis adalah arsip yang masih diperlukan secara langsung dalam perencanaa,
pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau arsip yang
digunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi Negara. Arsip dinamis dilihat
dari kegunaannya dibedakan atas :
a. Arsip aktif:
adalah arsip yang secara langsung dan terus-menerus diperlukan dan digunakan dalam
penyelenggaraan administrasi sehari-hari sera masih dikelola oleh Unit Pengolah.
b. Arsip Inaktif:
adalah arsip yang tidak secara langsung dan tidak terus-menerus diperlukan dan
digunakan dalam penyelenggaraan administrasi sehari-hari serta dikelola oleh Pusat
Arsip.
2.2 Arsip Statis
Arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan
pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya, maupun untuk
penyelenggaraan administrasi sehari-hari. Arsip statis ini berada di Arsip Nasional
Republik Indonesia atau di Arsip Nasional Daerah.
2.3. File
File dapat disamakan dengan pengertian “berkas” atau “bendel” yang merupakan satu
kesatuan arsip tentang masalah tertentu dan disimpan berdasarkan pola klasifikasi.
2.4. Indeks
Indeks adalah sarana penemuan kembali surat dengan cara mengidentifikasi surat
melalui penunjukan suatu tanda pengenal yang dapat membedakan surat tersebut dengan
yang lainnya. Tanda pengenal surat ini harus dapat diklasifikasikan dan merupakan
penunjuk langsung kepada berkasnya.
2.5. Kartu kendali
Kartu kendali adalah isian (kartu) untuk mencatat surat-surat yang masuk/keluar yang
tergolong surat penting. Di samping berfungsi sebagai pencatat surat, kartu kendali
dapat berfungsi pula sebagai alat penyampaian surat dan penemuan kembali arsip.
Kartu kendali terdiri atas 3 (tiga) rangkap dan 3 (tiga) warna : putih, biru, dan merah.
a. Kartu Kendali warna putih untuk “pengarah surat” sebagai alat kontrol.
b. Kartu Kendali warna biru untuk penata arsip sebagai arsip pengganti, selama surat
tersebut masih berada pada file pengolah.
c. Kartu Kendali warna merah untuk Tata Usaha Pengolah.
d. Ukuran dari kartu kendali 10 x 15 cm.
2.6. Kartu tunjuk silang
Kartu tunjuk silang adalah kartu (formulir) yang digunakan untuk memberikan petunjuk
pada satu dokumen yang mempunyai lebih dari satu masalah.
2.7. K o d e
Kode adalah tanda yang terdiri atas gabungan huruf dan angka untuk membedakan
antara beberapa masalah yang terdapat dalam Pola Klasifikasi Arsip.
2.8. Lembar Disposisi
Lembar disposisi adalah lembaran untuk menuliskan disposisi suatu surat baik yang
diberikan oleh atasan ke bawahan maupun sebaliknya.
2.9. Lembar pengantar surat rutin
Lembar pengantar surat rutin adalah formulir yang dipergunakan untuk mencatat dan
menyampaikan surat-surat biasa (tidak penting) dari Unit Kearsipan ke Unit Pengolah.
2.10. Penerima surat
Penerima surat adalah Unit/Staf yang bertugas untuk melakukan penerimaan surat
masuk baik dari Kurir maupun dari Pos.
2.11. Pencatat surat
Pencatat surat adalah Unit/Staf yang bertugas untuk melakukan pencatatan surat baik
untuk surat masuk maupun surat keluar.
2.12. Pengarah surat
Pengarah surat adalah Unit/Staf yang bertugas untuk menentukan kepada pengolah
mana surat yang bersangkutan harus disampaikan.
2.13. P e n g o l a h
Pengolah adalah Unit/Staf yang bertugas untuk melakukan penggarapan masalah isi
surat.
Unit Pengolah terdiri atas :
a. Pimpinan pengolah
b. Tata usaha pengolah
c. Pelaksana pengolah
2.14. Penata arsip
Penata arsip adalah Staf yang bertugas menyimpan surat-surat (arsip) dan memelihara
arsip.
2.15. Pola klasifikasi arsip
Pola klasifikasi arsip adalah pengelompokan arsip berdasarkan masalah-masalah secara
sistematis dan logis, serta disusun berjenjang dengan tanda-tanda khusus yang berfungsi
sebagai kode. Pola klasifikasi merupakan salah satu sarana atau pedoman untuk
penataan arsip.
2.16. Surat penting
Surat penting adalah surat yang isinya mengikat dan memerlukan tindak lanjut atau
merupakan kebijaksanaan Departemen, dan apabila terlambat penyampaiannya atau
hilang akan mengganggu kelancaran pekerjaan.
2.17. Surat biasa
Surat biasa adalah surat yang isinya tidak mengikat dan biasanya tidak membutuhkan
tindak lanjut serta hanya berupa informasi dan suatu kegiatan. Surat biasa dicatat dalam
lembar pengantar surat rutin dan disampaikan ke Unit Pengolah.
2.18. Tata usaha pengolah
Tata Usaha Pengolah adalah Unit/Staf yang bertugas mengurus ketatausahaan pada Unit
Pengolah.
2.19. Formulir peminjaman arsip
Formulir peminjaman arsip adalah formulir yang digunakan untuk meminjam arsip.
Diisi rangkap 2 (dua), 1 (satu) disimpan untuk menggantikan arsip yang dipinjam dan 1
(satu) disimpan oleh petugas peminjaman arsip sebagai pengendalian peminjaman.
2.20. Formulir penyalinan arsip
Formulir penyalinan arsip adalah formulir permohonan penyalinan arsip yang diisi oleh
unit atau staf yang memerlukan informasi suatu arsip yang disalin.
2.21. Indeks relatif
Indeks relative adalah daftar masalah yang terdapat dalam pola klasifikasi yang disusun
secara abjad masalah dan kodenya. Indeks relative bertujuan untuk memudahkan
menentukan kode surat yang akan disimpan menurut klasifikasi masalah yang terdapat
dalam pola klasifikasi arsip, dan biasa digunakan juga dalam penemuan kembali arsip.
2.22. Jadwal retensi arsip
Jadwal retensi arsip adalah pedoman tentang jangka waktu penyimpanan arsip sesuai
dengn nilai kegunaannya dan sebagai dasar penyelenggaraan penyusutan, pemusnahan
dan penyerahan arsip ke Arsip Nasional.
2.23. Penyusutan arsip
Penyusutan arsip adalah proses kegiatan penyiangan arsip/berkas untuk memisahkan
arsip aktif dari arsip inaktif serta menyingkirkan arsip-arsip yang tidak berguna
berdasarkan jadwal retensi arsip.
2.24. Penyerahan arsip
Penyerahan arsip adalah pengalihan wewenang penyimpanan, pemeliharaan dan
pengurusan arsip statis dari Lembaga-Lembaga Negara, Badan Pemerintahan, Badan
Swasta dan Perorangan kepada Arsip Nasional Republik Indonesia atau Arsip Nasional
Daerah.
2.25. Pemusnahan arsip
Pemusnahan arsip adalah proses kegiatan penghancuran arsip yang tidak diperlukan lagi
baik oleh instansi yang bersangkutan maupun oleh Arsip Nasional.
B A B II
KETENTUAN-KETENTUAN
POKOK KEARSIPAN
3. DASAR HUKUM DAN DASAR PERTIMBANGAN
3.1. Dasar Hukum
Ketentuan-ketentuan pokok kearsipan di Indonesia ditetapkan dalam U.U. No. 7 Tahun
1971 yang diundangkan dalam Lembaran Negara Tahun 1971 Nomor 32 pada tanggal
18 Mei 1971.
U.U. No. 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan mencabut U.U.
No. 19 Prps Tahun 1961 tentang Pokok-Pokok Kearsipan Nasional.
U.U. No. 7 Tahun 1971 kemudian telah dilaksanakan dengan berbagai peraturan
perundangan di bidang kearsipan.
3.2. Dasar pertimbangan
Adapun dasar pertimbangan Pemerintah dan DPR-GR untuk mengeluarkan U.U. No. 7
Tahun 1971 ialah :
a. Bahwa untuk kepentingan generasi yang akan dating perlu diselamatkanbahan-bahan
bukti yang nyata, benar dan lengkap mengenai kehidupan kebangsaan Bangsa
Indonesia di masa yang lampau, sekarang dan yang akan dating, dan berhubungan
dengan itu perlu diatur ketentuan-ketentuan pokok tentang Kearsipan.
b. Bahwa dipandang perlu meningkatkan penyempurnaan administrasi aparatur
Negara, khususnya di bidang Kearsipan.

4. PENGERTIAN FUNGSI DAN TUJUAN ARSIP
4.1. Pengertian Arsip
Adapun yang dimaksud dengan “arsip” ialah :
a. naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga-lembaga Negara dan Badanbadan
Pemerintahan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal
maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan ;
b. naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-badan Swasta dan/atau
perorangan, dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun
berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.
Perbedaan antara fungsi arip dalam tata Pemerintahan dan fungsi dalam kehidupan
nasional terdapat dalam tugas Pemerintah yakni pengamanan dari pada
pertanggungjawaban di bidang Nasional dan di bidang Pemerintahan.
4.2. Fungsi Arsip
Fungsi arsip membedakan :
a. Arsip dinamis yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan,
penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara
langsung dalam penyelenggaraan administrasi Negara;
b. Arsip statis, yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan,
penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan
sehari-hari administrasi Negara.
Arsip merupakan sesuatu yang hidup, tumbuh, dan terus berubah seirama dengan tata
kehidupan masyarakat maupun dengan tata pemerintahan.
4.3. Tujuan Kearsipan
Tujuan kearsipan ialah untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban
nasional tentang perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan
serta untuk menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan Pemerintah.
5. TUGAS PEMERINTAH DI BIDANG KEARSIPAN
a. Arsip sebagaimana dimaksud di atas adalah dalam wewenang dan tanggung jawab
sepenuhnya dari Pemerintah;
Pemerintah berkewajiban untuk mengamankan arsip sebagaimana dimaksud di atas
sebagai bukti pertanggungjawaban nasional, yang penguasaannya dilakukan berdasarkan
perundingan atau ganti rugi dengan pihak yang menguasai sebelumnya:
b. Dalam melaksanakan penguasaan kearsipan Pemerintah berusaha menertibkan :
(a). penyelenggaraan arsip-arsip dinamis;
(b). pengumpulan, penyimpanan, perawatan, penyelamatan serta penggunaan arsip
statis.
6. ORGANISASI KEARSIPAN
Untuk melaksanakan tugas penguasaan kearsipan, maka Pemerintah membentuk
organisasi kearsipan yang terdiri dari :
(1) Unit-unit Kearsipan pada Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintahan
Pusat dan Daerah:
(2) a. Arsip Nasional di Ibukota Republik Indonesia sebagai inti organisasi dari pada
Lembaga Kearsipan Nasional selanjutnya disebut Arsip Nasional Pusat;
c. Arsip Nasional di tiap-tiap Ibukota Daerah Tingkat I, termasuk Daerah-daerah yang
setingkat dengan Daerah Tingkat I, selanjutnya disebut Arsip Nasional Daerah.
7. KEWAJIBAN KEARSIPAN
Arsip Nasional Pusat wajib menyimpan, memelihara dan menyelamatkan arsip dari
Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintah Pusat.
Arsip Nasional Daerah wajib menyimpan, memelihara dan menyelamatkan arsip dari
Lembaga-lembaga dan Badan-badan Pemerintah Pusat di tingkat Daerah.
Arsip Nasional Pusat maupun Arsip Nasional Daerah wajib menyimpan, memelihara
dan menyelamatkan arsip yang berasal dari Badan-badan Swasta dan/atau perorangan.
Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintahan Pusat maupun Daerah wajib
mengatur, menyimpan, memelihara dan menyelamatkan arsip sebagaimana dimaksud
dalam angka 4 huruf b di atas dari Lembaga-lembaga dan Badan-badan Pemerintah
Daerah serta Badan-badan Pemerintahan Pusat di tingkat daerah.
8. KETENTUAN PIDANA DAN PENUTUP
1. Ketentuan Pidana
Barang siapa dengan sengaja dan dengan melawan hokum memiliki arsip dapat dipidana
penjara selama-lamanya 10 ( sepuluh ) tahun.
Barang siapa yang menyimpan arsip yang dengan sengaja memberitahukan hal-hal
tentang isi naskah itu kepada pihak ketiga yang tidak berhak mengetahuinya sedang ia
diwajibkan merahasiakan hal-hal tersebut dapat dipidana dengan pidana penjara seumur
hidup atau pidana penjara selama-lamanya 20 ( dua puluh ) tahun. Tindak pidana yang
dimaksud di sini adalah kejahatan.
2. Ketentuan lain-lain.
Hal-hal yang belum diatur dalam Undang-undang ini akan diatur lebih lanjut dengan
Peraturan Perundangan, yang dalam hal ini antara lain Peraturan Pemerintah Nomor 34
Tahun 1979 tentang Penyusunan Arsip.
9. ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
Dengan Keputusan Presiden Nomor 26 tahun 1974 telah dibentuk Arsip Nasional RI,
dengan ketentuan sebagai berikut :
1. Kedudukan
Arsip Nasional Republik Indonesia adalah Lembaga Pemerintah Non Departemen yang
berkedudukan di Ibukota Republik Indonesia dan berada langsung di bawah serta bertanggung
jawab kepada Presiden.
2. Tugas Pokok
Arsip Nasional Republik Indonesia mempunyai tugas pokok menyelenggarakan
pengembangan dan pembinaan seluruh kearsipan nasional untuk menjamin pemeliharaan
arsip sebagai bahan pertanggung jawaban nasional dan sebagai bahan bukti sejarah
perjuangan bangsa.
3. Fungsi
Dalam rangka pelaksanaan tugas pokoknya. Arsip Nasional Republik Indonesia
mempunyai fungsi-fungsi sebagai berikut :
a. Menyelenggarakan kegiatan-kegiatan penelitian dalam rangka usaha pengembangan
kearsipan nasional;
b. Mengembangkan dan membina tata kearsipan dinamis;
c. Menyelenggarakan pembinaan tenaga kerja dan ahli kearsipan melalui pendidikan dan
latihan;
d. Menampung, menyimpan dan merawat arsip-arsip statis yang diserahkan oleh
Lembaga-lembaga Negara, Badan-badan pemerintahan dan Badan-badan lainnya;
e. Mengusahakan untuk mengamankan dan menampung arsip-arsip statis dari Badanbadan
swasta dan perorangan, yang dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan
mempunyai nilai dan arti penting sabagai bahan bukti sejarah dan bahan pertanggung
jawaban nasional;
f. Mengolah dan mengatur arsip-arsip statis yang telah diserahkan untuk dapat disediakan
dan digunakan bagi kegiatan pemerintahan, penelitian dan kepentingan umum;
g. Menyelenggarakan hubungan dan kerjasama dengan badan-badan di dalam dan di luar
negeri sesuai dengan kebijaksanaan Pemerintah dan menurut peraturan-peraturan yang
berlaku.
4. Wewenang
Arsip Nasional Republik Indonesia mempunyai wewenang untuk menyelenggarakan
koordinasi, bimbingan dan pengawasan teknis terhadap pelaksanaan peraturan
perundang-undangan di bidang kearsipan.
5. Struktur organisasi dan tata kerja
1) Organisasi Arsip Nasional Republik Indonesia terdiri dari :
a. Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia;
b. Pusat Konservasi Kearsipan;
c. Pusat Penelitian dan Pengembangan Kearsipan;
d. Pusat Pendidikan dan Latihan Keasipan;
e. Sekretariat;
f. Staf Ahli
g. Perwakilan-perwakilan Arsip Nasional Republik Indonesia di Daerah-daerah
2) Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia dalam melaksanakan tugasnya berada di
bawah dan bertanggung jawab kepada Presiden.
6. Pusat-pusat di lingkungan Arsip Nasional
(1) Pusat Konservasi Kearsipan mempunyai tugas untuk melaksanakan penyimpanan,
perawatan, penataan, pengolahan dan pengaturan arsip-arsip statis yang telah diserahkan
kepadanya menyelenggarakan penelitian untuk keperluan pelayanan informasi dan
melayani penelitian ilmih dan umum;
(2) Pusat Penelitian dan Pengembangan Kearsipan mempunyai tugas untuk
menyelenggarakan penelitian dalam rangkan usaha mengembangkan dan memajukan
tehnik dan tata kearsipan, memberikan bimbingan dan melaksanakan pengawasan teknis
terhadap pelaksanaan tata kearsipan dan ketentuan-ketentuan peraturan di bidang
kearsipan;
(3) Pusat Pendidikan dan Latihan Kearsipan mempunyai tugas untuk merencanakan dan
menyelenggarakan pendidikan dan latihan tenaga-tenaga kerja dan ahli kearsipan dan
melaksanakan koordinasi kegiatan-kegiatan di bidang pendidikan dan latihan kearsipan;
(4) Tiga Pusat dipimpin oleh seorang Kepala yang berada di bawah dan bertanggung jawab
kepada Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia;
(5) Tiap Pusat terdiri dari sebanyak-banyaknya 5 (lima) bidang, dan tiap Bidang terdiri dari
sebanyak-banyaknya 3 (tiga) Sub Bidang, yang susunan dan tugasnya diatur lebih lanjut
oleh Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia setelah terlebih dahulu berkonsultasi
dengan Menteri Negara Penertiban Aparatur Negara.
7. Sekretariat Arsip Nasional
(1) Merupakan unsur pembantu pimpinan dan mempunyai tugas menyelenggarakan
administrasi umum yang meliputi :
a. tata usaha kantor;
b. tata kepegawaian (personalia);
c. urusan keuangan;
d. tata keuangan
(2) Dipimpin oleh seorang Sekretaris yang dalam melaksanakan tugasnya dibantu dan
membawahi Kepala-kepala Bagian dan bertanggungjawab langsung kepada Kepala
Arsip Nasional Republik Indonesia.
(3) Terdiri dari sebanyak-banyaknya 5 (lima) Bagian, dan tiap bagian terdiri dari sebanyak
3 (tiga) Sub-Bagian, yang susunan dan tugasnya akan diatur lebih lanjut oleh Kepala
Arsip Nasional Republik Indonesia setelah terlebih dahulu berkonsultasi dengan Menteri
Negara Penertiban Aparatur Negara.
Untuk kelancaran pelaksanaan tugasnya sehari-hari Kepala Arsip Nasional Republik
Indonesia dapat dibantu oleh suatu Staf Ahli yang bertugas memberikan nasihat-nasihat dan
pertimbangan-pertimbangan keahlian kepadanya di bidang kearsipan.
8. Perwakilan Daerah Arsip Nasional
9. Unit-unit Kearsipan
Adalah bagian integral dari keseluruhan administrasi dan organisasi Lembaga-lembaga
Negara dan Badan-badan pemerintahan yang bersangkutan.
Hubungan kerja Arsip Nasional RIdengan Unit-unit kearsipan adalah berupa koordinasi dan
pembinaan yang meliputi petunjuk-petunjuk dan bimbingan dalam bidang teknik dan tata
kearsipan.
10. Pengangkatan dan Pemberhentian .
1. Kepala Arsip Nasional RI diangkat dan diberhentikan oleh Presiden.
2. Para Kepala Pusat, Sekretaris, Anggota-anggota Staf Ahli dan Kepala-kepala
Perwakilan Daerah diangkat dan diberhentikan oleh Menteri/Sekretaris Negara atas usul
Kepala Arsip Nasional RI.
3. Kepala-kepala Bidang, Kepala-kepala Bagian dan Kepala-kepala Unit Organisasi
lainnya diangkat dan diberhentikan oleh Kepala Arsip Nasional RI setelah berkonsultasi
dengan Menteri/Sekretaris Negara.
11. Pembiayaan
Anggaran Belanja Arsip Nasional RI dibebankan kepada Anggaran Belanja Sekretaris
Negara RI.
12. Ketentuan penutup
Kelengkapan organisasi, perincian tugas dan tata kerja Arsip Nasional RI ditetapkan
lebih lanjut oleh Kepala Arsip Nasional RI setelah berkonsultasi dengan Menteri Negara
Penertiban Aparatur Negara.

PENANGANAN DAN CARA
MENGARSIP SURAT
10. PENANGANAN SURAT
Pengurusan surat-surat kantor adalah suatu kegiatan yang terpenting dalam kantor.
Organisasi pengurusan surat-surat kantor sangat berbeda dari instansi ke instansi. Dalam suatu
organisasi yang kecil, surat-surat masuk dan keluar dapat diurus oleh seorang petugas dengan
merangkap tugas-tugas lain. Dalam suatu organisasi yang besar pengurusan surat-surat dapat
dikerjakan dalam bagian masing-masing, atau dapat juga dipusatkan di suatu bagian khusus,
yaitu bagian atau seksi ekspedisi. Pada umumnya urusan penerimaan dan pengiriman suratsurat
yang dipusatkan, yaitu yang mengerjakan surat-surat masuk dan juga surat-surat keluar
adalah dianggap lebih baik.
Cara pengurusan surat-surat apabila telah diterima :
1. Penyortiran surat
a. Meneliti asal (sumber) surat itu.
b. Meneliti cara pengiriman surat
2. Penyortiran selanjutnya dibagi menjadi beberapa kelompok ;
a. Surat-surat Dinas; yaitu surat-surat yang erat hubungannya dengan kegiatan kantor
b. setiap kelompok surat hasil sortir ditempatkan tersendiri di dalam folder-folder atau
alat lain sejenisnya.
3. Pembukaan sampul (amplop).
4. Pengeluaran surat dari dalam sampul
5. Penelitian surat
6. Pembacaan surat
7. Penyampaian surat (intern)
8. Pencatatan Surat
a. Kartu kendali
b. Buku Agenda
c. Buku Pembantu Agenda
d. Keterangan-keterangan yang dicatat dalam Kartu Kendali ataupun Buku Agenda
9. Langkah akhir penanganan surat
Tata penyimpanan arsip aktif maupun arsip inaktif menggunakan system penataan berkas
disesuaikan dengan kepentingan instansi bersangkutan agar memudahkn pengendaliannya.
11. TATA CARA MENGARSIP SURAT (FILING)
A. PENGERTIAN FILING
Filing adalah proses pengaturan dan penyimpanan bahan-bahan secara sistimatis,
sehingga bahan – bahan tersebut dengan mudah dan cepat dapat ditemukan kembali setiap
kali diperlukan. Suatu filing yang tepat merupakan suatu tempat penyimpanan bahan-bahan
yang aman, maka filing dapat dianggap sebagai “ingatan” dari sesuatu organisasi. Filing
merupakan bagian yang sangat penting dan oleh karenanya filing harus disusun dengan
sempurna dalam suatu organisasi.
B. SISTEM FILING
Ada 5 dasar pokok sistim bagi penyelenggaraan filing yang dapat dipergunakan yaitu :
1. Sistem Abjad
2. Sistem Subyek
3. Sitem Geografis
4. Sistem Nomor
5. Sistem Kronologis
C. TANGGUNG JAWAB PEGAWAI TERHADAP FILING.
Sistem filing bagi suatu kntor adalah sangat penting oleh karena arsip adalah sebagai
alat “ingatan”, sebagai metode untuk menyimpan surat-surat atau bahan-bahan yang penting
dengan aman, sistimatis, dan mudah ditemukan kembali apabila diperlukan setiap waktu.
D. PROSEDUR MENGARSIP
Prosedur mengarsip sebagai berikut:
1. Pembuatan tanda pelepas
2. Pembinaan kode
3. Pembuatan kartu petunjuk silang
4. Menggolong-golongkan
5. Penyimpanan
E. SISTEM POLA BARU KEARSIPAN.
Sistem ini adalah gabungan dari sistem abjad, system subyek, dari system nomor, dan
system kronologis.
B A B IV
PEMELIHARAAN DAN
PENJAGAAN ARSIP
12. BEBERAPA JENIS MUSUH KERTAS.
1. Kerusakan yang disebabkan dari dalam :
a. K e r t a s
b. T I n t a
c. Pasta/Lem
2. Kerusakan akibat serangan dari luar :
a. Kelembaban
b. Udara yang terlampau kering
c. Sinar Matahari
d. Debu
e. Kekotoran udara
f. Jamur dan sejenisnya
g. Rayap
h. Gegat
13. RUANGAN PENYIMPANAN ARSIP
Menyimpan arsip-arsip bukanlah disembarang tempat, akan tetapi ruangan penyimpanan
harus terhindar dari kemungkinan-kemungkinan serangan api, air, serangga dan lain-lain.
Tempat penyimpanan arsip harus kering, kuat, terang dan berfentilasi yang baik.
Menyimpan arsip.
Menyimpan arsip hendaknya di tempat yang memenuhi syrat.Pergunakanlah rak logam
daripada menggunakan almari yang tertutup.
14. P E N J A G A AN
1. Membersihkan ruangan
Ruangan penyimpanan arsip hendaknya senantiasa bersih dan teratur. Sekurangkurangnya
seminggu sekali dibersihkan dengan vacuum cleaner.
2. Pemeriksaan ruangan dan sekitarnya.
Sedikit-dikitnya setiap enam bulan tempat penyimpanan arsip dan daerah sekelilingnya
hendaknya diperiksa untuk mengawasi kalau-kalau ada serangga, rayap, dan sejenisnya.
3. Penggunaan Racun Serangga
Setiap enam bulan ruangan hendaknya disemprot dengan racun serangga seperti D.D.T,
Dieldrin, Pryethrum, Gaama Benzene Hexa chloride.
4. Mengawasi serangga anai-anai
Untuk menghindari serangga anai-anai dapat dipergunakan sodium arsenie
5. Larangan makan dan merokok.
Makanan dalam bentuk apapun tidak boleh dibawa ke tempat penyimpanan arsip, sebab
sisa-sisa makanan merupakan daya tarik bagi serangga dan juga tikus-tikus.
6. Rak penyimpanan arsip
Arsip-arsip hendaknya disimpan di rak yang dibuat dari logam, dimana jarak antara
papan rak yang terbawah dengan lantai sekitar 6 inci.
7. Meletakkan arsip.
Arsip-arsip, barang-barang cetakan, peta bagan dan lain-lain hendaknya diatur sebaik
mungkin dengan diberi tanda masing-masing.
8. Membersihkan arsip
Arsip-arsip hendaknya dibersihkn dengan menggunakan vacuum cleaner. Apabila arsiparsip
dihinggapi anai-anai/rayap dan sejenis lainnya hendaknya dipisahkan dengan
lainnya.
9. Mengeringkan arsip yang basah
Arsip-arsip yang basah tidak boleh dikeringkan dengan jalan menjemur dibawah
teriknya sinar matahari. Bukalah arsip-arsip dari ikatannya, kemudian keringkan dengan
jalan menganginkan.
10. Arsip-arsip yang tidak terpakai
Untuk arsip-arsip yang tidak terpakai lagi, hendaknya dijaga dengan cara yang sama,
tetapi simpanlah tersendiri. Aturlah sebaik mungkin agar tidak bertaburan disana-sini.
Susunannya sama seperti ketika arsip itu dipergunakan.
11. Arsip-arsip yang rusak atau sobek
Apabila kita temukan arsip-arsip yang rusak/sobek janganlah ditambal dengan
menggunakan cellulose tape, sebab alat perekat ini malahan dapat merusakkan kertas
dan tulisannya. Untuk memperbaikinya gunakanlah kertas yang sama dengan
menggunakan perekat kanji.
15. PERTOLONGAN PERTAMA ARSIP-ARSIP YANG RUSAK DAN PERBAIKAN
KECIL
1. Halaman yang sobek
Untuk memperbaiki arsip-arsip yang sobek gunakanlah perekat kkanji, jangan sekalikali
menggunakan cellotape. Halaman yang sobek dapat diperbaiki oleh setiap orang
tanpa terlebih dahulu memperoleh pendidikan yang khusus.
2. Mem buat perekat
Perekat dapat dibuat dari tepung kanji dan air, tetapi pada umumnya lebih mudah untuk
membeli perekat di setiap toko buku yang terpercaya. Perbedaan antara perekat buatan
sendiri dengan kita beli ialah bahwa perekat buatan pabrik itu diber sedikit bahan
pengawet agar tidak berbau.
3. Memperbaiki arsip-arsip yang terbakar.
Apabila kertas-kertas arsip terserang oleh api, atau oleh beberapa sebab menjadi hangus
atau sedikit terbakar, serahkanlah arsip-arsip tersebut kepada yang lebih ahli. Dalam hal
ini serahkanlah kepada Arsip Nasional RI. Akan tetapi untuk pertolongan pertama yang
dapat kita lakukan ialah dengan memasukkan arsip-arsip tersebut ke dalam peti, dan
bungkuslah dengan kertas tissue secara lepas.
4. Menanggulangi arsip-arsip basah/terendam air.
Beberapa hal yang perlu diperhatikan di dalam usaha menyelamatkan arsip-arsip
ataupun buku-buku daripada ancaman kemusnahan akibat menderita serangan air ialah
sebagai berikut :
a. ikatan bundle arsip janganlah dibuka sebelum Lumpur/kotoran yang berada
dipermukaan di buka /dibersihkan .
b. Mengeluarkan air yng terkandung dalam bundle arsip /buku-buku dengan jalan
menjemur di terik matahari,akan tetapi cukuplah kalau dianginkandi tempat yang
bebas teriknya matahari
c. Tidak diperkenankan untuk mengeringkan arsip/buku-buku dengan jalan menjemur
diterik matahari, akan tetapi cukuplah kalau dianginkan di tempat yang bebas dari
sinar matahari (didalam ruangan). Bila di jemur di bawah teriknya sinar matahari,
setelah kering kertas akan berkeriput-keriput dan saling melekat satu sama lain
sehingga sukar untuk memisahkannya.
d. Kertas-kertas arsip yang dibundel ataupun buku-buku hendaknya jangan dibuka
terlalu lebar, bukalah selebar jari.
e. Hendaknya kulit buku ataupun arsip jangan dipisahkan ketika masih dalam keadaan
basah
f. Lakukanlah semua ini dengan kesabaran dan kecermatan
5. Mengeringkan buku
Buku-buku yang akan dijemur, hendaknya diletakkan diatas tiga buah tali halus serta
kuat, agar buku dapat bergantung di ketiga bagiannya.
6. Mengatasi cendawan.
Apabila setelah kering di kertas-kertas tumbuh cendawan, sapulah segera dengan
campuran thymol dan spiritus, dapat juga dengan acetone. Disamping itu dapat juga
dipergunakan campuran formalin dengan air; campuran ini harus mengandung formalin
sebanyak 40%
7. Pembuatan kertas racun cendawan “fungicidial tissue”.
Kertas lembut racun cendawan ini dapat dibuat sendiri. Sediakanlah campuran “sodium
orthophenylpenate” sebanyak 2 ons, yang dicampur dengan air.Kemudian rendamlah
beberapa helai kertas lembar tissue di dalam campuran tersebut, kemudian biarkanlah sesaat
hingga kering.Simpanlah hasilnya di dalam kotak tertutup dan gunakanlah bila perlu.
8. Membersihkan rak
Akibat terlanda oleh banjir, seperti halnya kertas-kertas arsip, rak-raknyapun akan
mengalami kerusakan-kerusakan. Oleh karena itu selamatkanlah rak-rak yang kemungkinan
masih dapat diselamatkan.
B A B V
P E N Y U S U T A N A R S I P
16. PERATURAN PEMERINTAH NO ; 34 TAHUN 1979
1. U m u m
a. Dengan Peraturan Pemerintah Nomor 34 Tahun 1979 (Lembaran Negara tahun 1979
Nomor 51, Tambahan Lembaran Negara 3151), telah ditetapkan ketentuan –ketentuan
mengenai penyusutan arsip.
b. Untuk mengatur lebih lanjut tentang pelaksanaan Ketentuan –ketentuan Peralihan
mengenai penyusutan arsip sebagaimana tercantum dalam pasal 17 Peraturan
Pemerintah Nomor 34 Tahun 1979, maka dipandang perlu mengeluarkan petunjuk
teknis guna pengaturan pelaksanaannya.
2. Dasar Hukum
a. UU No. 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan (Lembaga
Negara Tahun 1971 Nomor 32, Tambahan Lembaran Negara Nomor 2964).
b. PP No. 34 Tahun 1979 tentang Penyusutan Arsip (Lembaran Negara tahun 1979
Nomor 51, Tambahan Lembaran Negara Nomor 3151).
c. Keputusan Presiden Republik Indonesia Nomor 26 Tahun 1974 tentang Arsip
Nasional Republik Indonesia.
3. Tujuan
Surat Edaran ini dikeluarkan sebagai pedoman bagi pejabat yang bersangkutan dalam
melaksanakan penanganan arsip inaktif menurut ketentuan pasal 17 Peraturan
Pemerintah Nomor 34 Tahun 1979.
4. Sasaran
a. Penyelamatan dan pemanfaatan informasi untuk meningkatkan dayaguna dan
tepatguna administrasi aparatur Negara.
b. Penyelamatan bahan bukti pertanggungjawaban nasional.
5. Ruang Lingkup
Arsip-arsip inaktif sebelum diberlakukannya Jadwal Retensi Arsip yang berada di
Lembaga-lembaga Negara dan/atau Badan-badan Pemerintahan.
6. Pengertian
a. Arsip inaktif adalah arsip Lembaga Negara/Badan-badan Pemerintahan yang
frekuensi penggunaannya untuk penyelenggaraan administrasi sudah menurun.
b. Daftar keterangan Arsip adalah daftar yang diperlukan dalam melaksanakan
penyusutan arsip, berisi data yang mengidentifikasikan arsip
c. Arsip duplikasi adalah arsip yang bentuk maupun isinya sama dengan arsip aslinya.
d. Seri adalah berkas arsip yang disusun berdasarkan kesamaan jenis
e. Rubrik adalah berkas arsip yang disusun berdasarkan kesamaan masalah.
f. Dosir adalah berkas arsip yang disusun atas dasar kesamaan urusan atau kegiatan
g. Jalan masuk adalah petunjuk atau alat yang menjadi sarana penemuan kembali arsip.
17. PRIORITAS PENANGANAN
1. Prioritas penanganan ditentukan atas dasar kurun waktu terciptanya arsip-arsip inaktif
itu
2. Pada umumnya arsip-arsip inaktif yang terlama/tertua usianya didahulukan
penanganannya, namun perkecualian dapat dilakukan terhadap asip-arsip inaktif yang
lebih muda usianya tetapi dalam keadaan kacau atau tidak teraturnya penataannya.
3. Dalam menentukan pembabakan kurun waktu perlu diperhatikan :
a. perkembangan ketatanegaraan yang memberi pengaruh pada perubahan administrasi
Negara;
b. perubahan struktur organisasi ataupun system penataan arsip pada struktur organisasi
ataupun system penataan arsip pada Lembaga Negara/Badan Pemerintahan yang
bersangkutan.
18. TAHAP-TAHAP PELAKSANAAN
1. Pendaftaran Arsip Inaktif
a. Kegiatan pendaftaran berupa pengumpulan data melalui suatu survey terhadap arsiparsip
inaktif yang ada dalam tanggung jawab Lembaga Negara/Badan
Pemerintahanyang bersangkutan.
b. Survei arsip inaktif ini dilaksanakan oleh petugas berdasarkan keputusan Pimpinan
Lembaga Negara/Badan Pemerintahan yang bersangkutan.
c. Dibuat Daftar Ikhtisar Arsip yang merupakan ikhtisar dari seluruh data yang
terkumpul sebagai hasil survey.
d. Daftar Ikhtisar Arsip diperlukan/digunakan untuk menyusun rencana penanganan
dan penataan kembali arsip inaktif bersangkutan.
2. Pendaftaran Kembali Arsip Inaktif
a. Hal-hal yang perlu diperhatikan :
1) Mendaftar arsip tidak berarti mendaftar setiap lembar arsip, melainkan setiap
kelompok/berkas arsip.
2) Dalam menangani arsip tidak dibenarkan memberi tanda atau tulisan dengan alat
apapun
3) Berhati-hati dalam menangani arsip yang kertasnya rapuh.
b. Arsip Kacau :
Penanganan arsip kacau yaitu dengan cara sbb;
a) Dikelompokkan dan diatur kembali dengan menerapkan asas asal-usul,
sehingga arsip-arsip itu merupakan suatu kesatuan /kelompok yang diatur
tanpa melepaskan ikatan dari sumber asalnya, yakni instansi/unit yang
menciptakannya.
b) Memilih arsip dari non arsip dan duplikasi yang berlebihan. Yang termasuk
non arsip, antara lain amplop, map, blanko-blanko formulir, dan sebagainya .
c) Bahan-bahan non arsip dan duplikasi yang berlebihan dapat dimusnahkan,
sedangkan arsipnya :
(1). Dikelompokkan menurut Unit Pengolah/Unit Kerja :
(2). Berkas arsip dibungkus map dicatat pada kartu;
(3). Kartu-kartu catatan tersebut disusun dan diberi nomor urut;
(4). Berkas-berkas arsip dimasukkan ke dalam boks asip yang diberi
label/etiket yang memuat keterangan tentang berkas-berkas yang ada di
dalamnya atas dasar keterangan yang termuat pada kartu catatan dari berkas
yang bersangkutan;
(5). Dibuat Daftar Pertelaan Arsip Sementara.
d) Daftar Petelaan Arsip Sementara bru dapat digunakan sebagai pengendalian
fisik dan belum dapat berfungsi untuk pengendalian informasi arsip.
e) Atas dasar daftar pertelaan tersebut, Lembaga-lembaga Negara/Badan-badan
Pemerintahan:
(1) belum dapat melaksanakan pemusnahan arsip menurut ketentuan yang ber-
ku;
(2) dapat menyerahkan arsipnya kepada Arsip Nasional;
(3) dapat sementara menyimpan arsip-arsipnya dalam keadaan lebih teratur
3. Pemusnahan Arsip
a. Bahan-bahan non arsip dan duplikasi yang berlebihan dapat langsung dimusnahkan
dengan sepengetahuan Pimpinan Lembaga Negara/Badan Pemerintahan yang
bersangkutan.
b. Arsip-arsip yang tidak diperlukan baik oleh Lembaga Negara/Badan Pemerintahan yang
bersangkutan maupun untuk bahan bukti pertanggungjawaban nasional dapat
dimusnahkan, dengan ketentuan bahwa :
1) Untuk arsip yang menyangkut keuangan terlebih dahulu perlu mendengar
pertimbangan Ketua Badan Pemeriksa Keuangan.
2) Untuk arsip yang menyangkut kepegawaian terlebih dahulu perlu mendengar
pertimbangan Kepala Badan Administrasi Kepegawaian Negara.
3) Untuk arsip yang menyangkut material dan pemilikan perlu memperhatikan
ketentuan-ketentuan yang berlaku untuk itu.
c. Pemusnahan Arsip dilakukan secara total sehingga tidak dapat dikenal lagi baik isi
maupun bentuknya, serta disaksikan oleh dua orang pejabat dari bidang
hukum/perundang-undangan dan atau bidang pengawasan dari Lembagalembaga/
Badan-badan Pemerintahan yang bersangkutan.
d. Pemusnahan Arsip dilaksanakan dengan membuat Daftar Pertelaan Arsip yang akan
diserahkan dan Berita Acara Penyerahan Arsip.
4. Penyerahan Arsip :
a. Lembaga Negara/Badan Pemerintahan yang akan menyerahkan arsipnya wajib
berkonsultasi dengan arsip Nasional.
b. Penyerahan arsip dilaksanakan dengan membuat daftar Pertelaan Arsip yang akan
diserahkan dan berita Acara Penyerahan Arsip.
c. Lembaga-lembaga Negara/Badan-badan Pemerintahan di tingkat Pusat menyerahkan
arsipnya kepada Arsip Nasional Pusat.
d. Sementara menunggu dikeluarkannya

DAFTAR PUSTAKA
Drs. Basir Barthos; Manajemen Kearsipan Untuk Lembaga Negara, Swasta dan
Perguruan Tinggi; Penerbit Bumi Aksara.

2 responses to “MANAJEMEN KEARSIPAN

  1. BAKHTIAR NUR CAHYADI

    trim info ini sangat berguna bagi saya, karena sy ditugaskan untuk mengelola arsip di perusahaan tempat saya bekerja

Berikan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s